Recibos de pago de nómina (CFDI), consideraciones importantes.

Como ha sido publicado y difundido por todos los medios, a partir del 2014 la facturación electrónica se extendió al ámbito laboral; ya que todos los patrones (personas físicas o morales) están obligados emitir comprobantes fiscales a sus trabajadores mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Definiendo este nuevo documento, es un comprobante fiscal digital y se emite a través de internet, de ahí su nombre “Comprobante Fiscal Digital por Internet” (CFDI).

La emisión de este documento ha causado apuros y gastos adicionales a los patrones al tratar de cumplir con las obligaciones que de las reformas se deriven y que se resumen en:

• Emitir los CFDI´s en el tiempo establecido en ley; máximo 3 días hábiles después de haberse devengado el último día del periodo laborado y efectivamente pagado. 
• Acatar las reglas previstas y publicadas en la resolución miscelánea fiscal (RMISC).
• Enviar vía electrónica a los trabajadores copia del comprobante fiscal. 

No obstante muchos patrones tienen dudas sobre si eliminar el recibo de pago convencional que habían usado hasta el año 2013 y a su vez, entregar y solicitar la firma del trabajador copia del CFDI. A detalle las dudas se incrementan cuando el recibo de pago que venía usando el patrón contiene información que el SAT en la emisión del CDFI no requiere por obligatoriedad.

En nuestra opinión para la emisión del recibo de nómina fiscal (CFDI) se debe considerar lo siguiente:

1. El CDFI es un comprobante fiscal que es digital, por ende su naturaleza y obligatoriedad es que se emita en medio electrónicos y la autenticidad de este documento la genera los sellos digitales que el patrón y al SAT plasman en el documento. 
2. Al emitir el CFDI en tiempo, en automático se está enviando la información del empleado al SAT, lo que genera la primera obligación cumplida por el patrón, que es conocida como timbrado de recibos. 
3. Al trabajador se puede enviar su comprobante fiscal digital a través de algún medio electrónico, el medio más usado es el correo electrónico; debemos considerar que al enviar el CDFI al contribuyente (trabajador), el correo electrónico puede ser:

• Un correo personal, cuya creación, acceso y administración, se entiende, es por parte del mismo trabajador.
• Un correo asignado propiedad de la empresa, en donde el trabajador, el administrador de las cuentas de correo u otras personas tienen acceso y administración a éste. 
• Un correo electrónico que no sea del trabajador; alguien que conoce y/o frecuenta pudiera darle o guardarle su comprobante fiscal de nómina. 

Es un hecho que no se puede obligar al trabajador a contar con una cuenta de correo electrónico personal. Cuando el trabajador no tenga acceso a una cuenta de correo electrónico, a solicitud de éste, el patrón deberá imprimir y entregar una copia del CDFI.

Con la finalidad de no tener controversias con el trabajador y apegarse a la ley de protección de datos personales en posición de los particulares, se recomienda que el trabajador solicite expresa y tácitamente a qué cuenta de correo electrónico desea se envíen sus CDFI´s, así como consienta el uso de sus datos personales para este fin. 

Para muchos patrones y sus áreas legales, el conservar el recibo de nómina que usaban antes de la reforma es necesario. Una buen práctica es imprimir el recibo de nómina que se usaba en 2013 y solicitar la firma del trabajador y también emitir el CFDI y enviarlo por correo electrónico al contribuyente.

Recientemente el SAT público en la RMISC una nueva opción para emitirle al trabajador un solo CFDI por mes sin importar el número de periodos de pago en 30 días. Esta opción puede generar disminución de actividades al timbrar solo un documento y no por cada periodo de pago, sin embargo, debemos considerar que nuestro sistema de nómina o afín debe tener esta opción. 

Artículo por: Great Team

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