1. Pensar si el correo electrónico es el medio de comunicación correcto.
Muchas veces cuando tenemos que comunicar algo escribimos un correo electrónico sin considerar previamente si es esta la herramienta correcta para hacerlo. Esto puede ocurrir por costumbre. Sin embargo, no siempre un correo electrónico es el medio más efectivo para comunicar algo.
El correo electrónico suele ser una buena opción si es importante que mi mensaje quede documentado. También puedo enviar un email si quiero hacer un pedido no urgente a alguien que no está disponible en este momento, pero sé que más tarde va a recibirlo. Esto me permite enviar el pedido y luego olvidarme del mismo. El email puede ser también una buena opción si tengo que comunicar un mismo mensaje a diferentes personas.
Sin embargo, en caso de emergencias o si necesitamos una pronta respuesta en alguna petición o acción, puede que no sea el mejor medio de comunicación. Si bien hoy en día muchas personas leen el mail cada vez de manera más frecuente, nada nos garantiza que el mensaje vaya a ser leído inmediatamente. Además, la emergencia puede generar una reacción emocional, que puede manejarse de una manera más efectiva si usamos el teléfono o una reunión cara a cara. En caso de dar una mala noticia o retroalimentación negativo, el email tampoco suele ser una buena alternativa. En estos casos resulta más conveniente tener una reunión en persona.
Lo mismo ocurre si lo que estoy comunicando dar lugar a muchas preguntas, a discusiones o incluso al debate. En ese caso, un email puede desencadenar una serie de intercambios de nuevas preguntas y/o contestaciones que dan lugar a confusión, malas interpretaciones o a molestias. En estos casos, cuando el correo electrónico se replica más de 1 vez es recomendable tomar el teléfono para solicitar una reunión personal.
Muchas veces, quizás por comodidad o por evitar la confrontación, enviamos emails en situaciones en las cuales no deberíamos hacerlo. Por ejemplo, un empleado podría enviar a su jefe inmediato su sentir ante la falta de cumplimiento de algún acuerdo o compromiso por email, por miedo a confrontar a su jefe y que este reaccione de mala manera si se lo informa en persona; sin embargo, por más que no quiera enfrentar la situación cara a cara, los efectos se van a presentar de todas maneras, y pueden ser más severos de lo que serían si la situación se encara personalmente, ya que como medio de comunicación, el correo electrónico no refleja claramente los sentimientos, estado de humor e incluso ademanes que usamos en una conversación frontal.
2. Tener claro el propósito del email.
En ocasiones comenzamos a escribir sin antes ordenar nuestras ideas que queremos comunicar. El resultado es un email incompleto, repetitivo o confuso. Para evitar esto, antes de escribir el correo ayuda preguntarnos cuál es el propósito del mismo. El propósito de un email podría ser por ejemplo: informar, influenciar o hacer una pregunta.
Con este propósito en mente va a ser más fácil redactar el mensaje. Si existe más de un propósito debemos considerar escribir más de un correo. Por ejemplo, si queremos escribirle a una misma persona para informarla de una noticia, y también para hacerle una pregunta, es común incluir todo en un mismo mensaje.
En ocasiones comenzamos a escribir sin antes ordenar nuestras ideas que queremos comunicar. El resultado es un email incompleto, repetitivo o confuso. Para evitar esto, antes de escribir el correo ayuda preguntarnos cuál es el propósito del mismo. El propósito de un email podría ser por ejemplo: informar, influenciar o hacer una pregunta.
Con este propósito en mente va a ser más fácil redactar el mensaje. Si existe más de un propósito debemos considerar escribir más de un correo. Por ejemplo, si queremos escribirle a una misma persona para informarla de una noticia, y también para hacerle una pregunta, es común incluir todo en un mismo mensaje.
3. Tener claro quiénes son los destinatarios.
Antes de empezar a redactar un correo es importante tener claro quiénes son los destinatarios, esto implica además de hacer la lista, tener claro quienes ubicaremos en la sección de “para:” y quienes en “cc:” (carbon copy). Luego de hacer la lista de destinatarios resulta útil preguntarse si todos deben recibir la misma información. Si esto no es así consideremos escribir más de un mensaje. Un ejemplo clásico es cuando quiero enviar el estado de un proyecto a mi cliente, pero quiero incluir a mi jefe inmediato en el mensaje y darle cierta información adicional.
Antes de empezar a redactar un correo es importante tener claro quiénes son los destinatarios, esto implica además de hacer la lista, tener claro quienes ubicaremos en la sección de “para:” y quienes en “cc:” (carbon copy). Luego de hacer la lista de destinatarios resulta útil preguntarse si todos deben recibir la misma información. Si esto no es así consideremos escribir más de un mensaje. Un ejemplo clásico es cuando quiero enviar el estado de un proyecto a mi cliente, pero quiero incluir a mi jefe inmediato en el mensaje y darle cierta información adicional.
Es probable que mi cliente no necesite tanto nivel de detalle como mi jefe, a quién voy a dar detalles más específicos. En este caso debemos evaluar la posibilidad de escribir dos mensajes diferentes.
Es importante considerar quien esperamos que nos conteste el correo, estas personas deberán estar en la sección “para” y no en “cc”, probablemente las personas que están en la sección “cc” solo queremos mantenerlas informadas.
También debemos preguntarnos si todos los destinatarios manejan el mismo lenguaje. Si esto no es así debo considerar enviar más de un correo. Este error es muy común en profesionales especializados, quienes suelen asumir incorrectamente que el resto de las personas entienden su lenguaje técnico.
Es importante considerar quien esperamos que nos conteste el correo, estas personas deberán estar en la sección “para” y no en “cc”, probablemente las personas que están en la sección “cc” solo queremos mantenerlas informadas.
También debemos preguntarnos si todos los destinatarios manejan el mismo lenguaje. Si esto no es así debo considerar enviar más de un correo. Este error es muy común en profesionales especializados, quienes suelen asumir incorrectamente que el resto de las personas entienden su lenguaje técnico.
4. Escribir un asunto que resuma el contenido del mensaje.
El asunto de un mensaje es quizá la parte más importante del mismo, y muchas veces este suele escribirse sin considerarse su propósito.
El asunto del mensaje es como el título o encabezado de una nota en un periódico. Es lo que lo hace más o menos interesante de ser leído. Un asunto interesante puede hacer la diferencia en que un email sea leído inmediatamente, leído al otro día o no leído en absoluto. Además de llamar la atención, el asunto permite buscar el mensaje más fácilmente en el futuro. Eso permite tanto al emisor como al receptor acceder a esta información mediante una búsqueda en caso de ser necesario.
Se recomienda que el asunto debe sea descriptivo, específico, claro y conciso. Ejemplos:
5. Adjuntar archivos.
Resulta común olvidarse de los archivos adjuntos. Para evitar esto, conviene adjuntarlos antes de redactar el mensaje.
Se recomienda que el asunto debe sea descriptivo, específico, claro y conciso. Ejemplos:
- Asunto no descriptivo: Presupuesto
- Asunto descriptivo: El presupuesto de marketing aumentó un 10%
- Asunto Impreciso: Reporte
- Asunto Preciso: Reporte de costos del proyecto de ampliación de la oficina
- Asunto Confuso: El mensaje incluye los detalles de un plan
- Asunto Claro y conciso: Detalles del nuevo plan de ventas
5. Adjuntar archivos.
Resulta común olvidarse de los archivos adjuntos. Para evitar esto, conviene adjuntarlos antes de redactar el mensaje.
Debemos también verificar el tamaño de archivo adjunto. Si bien las plataformas de correo electrónico hoy en día permiten adjuntar archivos de tamaño considerable, el incluir archivos muy grandes puede generar problemas para descargar dichos archivos.
Nuestra recomendación para enviar archivos de gran tamaño (hasta 2 GB) es hacerlo por medio del software gratuito llamado "We Transfer" - www.wetransfer.com
6. Escribir un mensaje concreto.
Una vez que hayamos tenido en cuenta las sugerencias anteriores, ya podemos escribir el cuerpo del mensaje. El mensaje debe ser claro y conciso, teniendo en cuenta el propósito definido anteriormente, y debería contener:
Una vez terminado el correo, revisar la redacción del mensaje, la ortografía y verificar una vez más los destinatarios, el asunto y los archivos adjuntos. Luego de esto, el email estará listo para ser enviado.
6. Escribir un mensaje concreto.
Una vez que hayamos tenido en cuenta las sugerencias anteriores, ya podemos escribir el cuerpo del mensaje. El mensaje debe ser claro y conciso, teniendo en cuenta el propósito definido anteriormente, y debería contener:
- Introducción: Presentación
- Qué se necesita o requiere exactamente (la expresión del propósito)
- Qué respuesta o acción espero
- Conclusión: Agradecimiento y saludo
Una vez terminado el correo, revisar la redacción del mensaje, la ortografía y verificar una vez más los destinatarios, el asunto y los archivos adjuntos. Luego de esto, el email estará listo para ser enviado.
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