6 Tips para el uso eficiente del correo electrónico.

¿Te sientes atrapado por tu correo electrónico?

En el entorno laboral y de negocios, si eres usuario de redes sociales, correo electrónico u otro medio digital, habrás notado que la forma de comunicarnos ha cambiado y como resultado, contamos con una diversidad de canales de comunicación con infinidad de personas a distancia y en tiempo real.

De la misma forma, los cibernautas han adoptado nuevas reglas de redacción, ortografía y puntuación en mensajes cortos. Alguien que haya enviado un trino a través de Twitter se habrá dado cuenta del reto que resulta escribir toda una idea en 140 caracteres.

Esta nueva forma de comunicación resulta ágil pero también informal, sin embargo, actualmente ha sustituido al teléfono e incluso, en el caso de Skype o Face Time, a las reuniones presenciales.

El correo electrónico es preferido por muchos, principalmente en actividades de comercio, negocios, para concertar una cita, solicitar al proveedor que nos entregue un pedido o simplemente para hacer extensiva una felicitación por el día de la madre a nuestras colaboradoras en la empresa; sin embargo, en el mundo de los negocios, una persona invierte más de tres horas atendiendo su bandeja de entrada, que en muchas ocasiones predomina sobre su agenda, dejando ésta última en segundo plano y por consiguiente causando un desapego a lo que le es verdaderamente importante.

El correo electrónico es una poderosa herramienta de comunicación que, con una buena administración y jerarquización, te ayudará a disminuir tiempos y cumplir con objetivos específicos.

A continuación, 6 tips para lograrlo.

1. Organiza tu Inbox o Bandeja de Entrada: Generalmente en el tipo de cuenta de correo y software que uses para administrarlo, tu bandeja de entrada te permite crear carpetas que te ayuden a administrar y a archivar los correos que recibes: 
2. Jerarquiza: Recuerda que tu vida personal es tan importante como los negocios, por eso, es recomendable crear carpetas con este objetivo, como sugerencia puedes usar los nombres de “Personal”, “Trabajo”, etc. 
3. Categoriza: Dentro de las carpetas, puedes crear subcarpetas con nombres como “Clientes”, "Proveedores", "Proyectos”, “Ventas”, etc., en las que podrás archivar y consultar los correos electrónicos importantes. Ten cuidado con generar más niveles de subcarpetas ya que el exceso de categorización puede llevarte más tiempo del necesario. 
4. Remarca: Es importante identificar los correos que ya atendiste o que están por atenderse vs. una fecha de vencimiento, estos puedes remarcarlos o indicarlos en algún color o bien, busca una opción en tu correo que te permita identificarlos. Si no es tu interés “a la basura”.
5. Elimina los correos basura (Spam): ya que éstos, lejos de generarte algún valor, seguramente te quitaran tiempo. Puedes establecer una fecha periódica para hacer limpieza a tu correo. 
6. Protección contra intrusos: Instala en tu computadora una herramienta que te permita detectar y eliminar correos maliciosos (malware) o no deseados. 

Artículo por: Great Team

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Cita: Expansión